Subventions régionales

Des subventions régionales pour vos projets

Chaque année, plusieurs milliers de dossiers de demandes de subventions sont soumis aux services de la Région. Ils établissent un lien direct entre la collectivité et ses administrés.
Comment fonctionnent les subventions ? Quels sont les bénéficiaires ? Quels projets peuvent être financés ? Quelles sont les étapes d’une demande et qui sont vos interlocuteurs ?

Retrouvez sur cet espace toutes vos informations utiles, ainsi que le règlement financier actuellement en vigueur.

Généralités

Qu’est-ce qu’une subvention ?

Une subvention est une aide financière ou en nature, attribuée de façon unilatérale et sans contrepartie par une administration afin d’aider au financement d’un projet d’intérêt régional initié, défini et mis en œuvre par une structure.

L’attribution d’une subvention est facultative : il n’existe aucun droit à la subvention, ni à son renouvellement. Les administrations et les collectivités territoriales disposent d’un pouvoir discrétionnaire pour l’accorder ou la refuser.

Qui est concerné ?

  • Les associations ;
  • Les organismes privés hors associations, comme par exemple les personnes physiques, les entreprises privées, les artisans etc. ;
  • Les organismes publics, comme par exemple les collectivités locales et leurs groupements, les établissements publics etc.

Quel sont les types de subventions régionales ?

  • La subvention d’exploitation vise à financer le fonctionnement général du bénéficiaire sur un exercice comptable. Cette subvention n’est pas une subvention d’équilibre. La demande ne peut être effectuée qu’une fois par an ;
  • La subvention pour action spécifique est attribuée pour la réalisation d’un projet de fonctionnement (ex : manifestation sportive ou culturelle) ;
  • La subvention d’investissement concerne le financement d’un projet d’investissement (ex : acquisition de biens meubles et immeubles ou la réalisation de travaux).

Du dépôt d’un dossier jusqu’au paiement d’une subvention régionale, découvrez les étapes et la marche à suivre en parcourant ces neuf fiches pratiques, ainsi que divers documents complémentaires.

Depuis le vote de la loi n°2014-856 relative à l’économie sociale et solidaire le 31 juillet 2014, une définition légale de la subvention figure à l’article 9-1 de la loi n°2000-321 du 12 avril relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.

Vous demandez une subvention régionale ? Une subvention régionale vous a été attribuée ? Dans les deux cas, vous devez vous conformer au règlement financier. Approuvé par les conseillers régionaux, ce document définit notamment les conditions de dépôt, d’octroi et de paiement des subventions régionales ainsi que les règles à suivre.

Le règlement financier reprend de manière chronologique les étapes d’attribution d’une subvention :

  1. Le dépôt de la demande ;
  2. Le vote ;
  3. La notification ;
  4. Le paiement ;
  5. Le contrôle a posteriori.

Les règles applicables sont spécifiques à chaque type de subvention attribuée :

  • La subvention d’investissement (cf. fiche 4) ;
  • La subvention pour action spécifique (cf. fiche 5) ;
  • La subvention d’exploitation (cf. fiche 6).

Les conditions d’octroi et de paiement des subventions régionales ainsi que les règles à suivre sont reprises dans l’arrêté ou la convention qui vous est transmis après le vote de la subvention concernée.

Le règlement financier évolue régulièrement pour répondre aux nouvelles exigences légales et réglementaires mais aussi à vos attentes.

Afin de connaître les règles applicables, reportez-vous au règlement financier en vigueur à la date de vote de votre subvention.

Règlement financier* - Date d’application

Délibération n°07-317 (modifiée par les délibérations n°08-60 et n°08-197) - Du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2010

Délibération n°10-657 (modifiée par la délibération n°13-31) - Du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2014

Délibération n°14-320 - Du 1er janvier 2015 au 7 avril 2016

Délibération n°16-32 - Du 8 Avril 2016 au 31 décembre 2016

Délibération n°16-1102 - Du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2018

Délibération n°18-690 - A compter du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2020

Délibération n°20-464 (modifiée par la Délibération 20-728 et 21-368) - A compter du 1er janvier 2021

*Vous pouvez retrouver les différents règlements financiers depuis le moteur de recherche des délibérations du Conseil régional : deliberation.maregionsud.fr

Téléchargez le réglement financier en vigueur au 23 juillet 2021 (pdf - 1.75 Mi)

 

Vos obligations après le vote d’une subvention 

Attention : lorsqu’une subvention vous est attribuée par l’intermédiaire d’une convention et afin de ne pas allonger les délais de versement, pensez à renvoyer les exemplaires de la convention rapidement après les avoir signés. (outil de signature électronique mis à disposition gratuitement par la Région).

Vous devez respecter le règlement financier et toutes les obligations légales qui s’appliquent dans le domaine des subventions :

  • respect des délais d’envoi des pièces justificatives de paiement ;
  • utilisation de la subvention conformément à l’objet voté ;
  • mention de la participation financière de la Région sur tous les supports de communication et d’information diffusés concernant le projet subventionné ;
  • non-reversement de tout ou partie de la subvention à un tiers sauf si la convention d’attribution de la Région vous y autorise ;
  • soumission à toute demande de contrôle sur place ou sur pièces de la part de la Région.

En cas de non-respect de ces obligations, la subvention octroyée ne vous sera pas versée et les somme déjà versées devront être remboursées.  

Les cadres d’intervention

Les règles générales d’attribution des subventions définies par le règlement financier peuvent être complétées ou modifiées par les cadres d’intervention votés, applicables aux différents champs de compétences régionales.

Renseignez-vous au préalable auprès du Service des Subventions : 04 91 57 54 80 ou 04 91 57 59 88 ou 04 91 57 54 45 ou du service de la Région concerné par votre demande : Standard : 04.91.50.57.50, afin de connaître les dispositions particulières qui peuvent s’appliquer.

Les appels à projet
Votre demande de financement peut s’inscrire dans le cadre d’un appel à projet lancé par la Région.
Cette dernière fixe alors un certain nombre d’objectifs et définit un cadre général, une thématique. La Région identifie donc une problématique, mais ne définit pas la solution attendue.

Le dépôt d’un dossier de demande de subvention

Le dossier doit être déposé en ligne depuis le site de la Région https://subventionsenligne.maregionsud.fr

Ce mode de transmission vous permet de déposer en ligne une demande de subvention, mais aussi les pièces nécessaires à l’instruction du dossier. Il permet également de faire un 1er contrôle de recevabilité administrative. 

Avec ce mode de transmission, votre dossier sera plus rapidement instruit par les services régionaux.

Toutefois, pour les associations sollicitant une subvention de moins de 5 000 € et les communes de moins de 1 250 habitants, le dossier peut, à titre dérogatoire, être déposé à l’accueil de l’Hôtel de Région ou adressé par courrier à : Monsieur le Président du Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - Direction des Finances et du Contrôle de Gestion - Service des Subventions - 27, Place Jules-Guesde - 13481 Marseille Cedex 20

Attention : Pensez à bien compléter votre dossier au regard des pièces demandées (cf. annexes du règlement financier régional). Si vous êtes dans l’incapacité de fournir les pièces demandées (rapport d’activités, derniers comptes financiers approuvés), vous devez adresser en lieu et place une lettre signée du responsable de votre structure en expliquant les raisons (structure en sommeil N-1 ou récemment créée).

Téléchargez le Guide pratique du dépôt en ligne de vos dossiers de demande de subventions (pdf - 1.83 Mi)

Télécharger le schéma explicatif des étapes d'une demande de subvention (pdf - 78 Ki)

1) Vous souhaitez savoir comment déposer une demande de subvention et vous ne savez pas comment vous y prendre.

Le site web www.maregionsud.fr constitue votre première source d’information :

Il vous permet d’avoir une vision d’ensemble sur les modalités d’attribution d’une subvention régionale à travers de nombreuses fiches explicatives (0 à 9) : projet, dépôt, vote, notification, paiement, contrôle a posteriori.

Le dépôt du dossier se fait, depuis le 1er janvier 2019, de façon dématérialisée :

• soit depuis le site de la Région qui propose un accès au portail  d’enregistrement des demandes de subvention subventionsenligne.maregionsud.fr.

Un guide pratique du dépôt en ligne est accessible depuis le site Web.

• soit directement depuis le portail subventionsenligne.maregionsud.fr/ 

• Il existe deux exceptions à ce principe : pour les associations sollicitant une subvention de moins de 5 000 € et les communes de moins de 1 250 habitants, le dossier peut, à titre dérogatoire, être déposé à l’accueil de l’Hôtel de Région ou adressé par courrier à :

Monsieur le Président du Conseil régional Provence-Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région
Direction des Finances et du Contrôle de Gestion
Service des Subventions
27, Place Jules-Guesde
13481 Marseille Cedex 2

2) Vous avez déposé une subvention et la Région n’a pas encore accusé réception de votre demande.

Vous souhaitez savoir à quel stade d’instruction en est votre dossier. Contactez le service des subventions

Service des Subventions :
Hôtel de Région
27 Place Jules Guesde – 13481 Marseille Cedex 20
Tel : 04 91 57 54 80 ou 04 91 57 59 88 ou 04 91 57 54 45
Fax : 04 91 51 51 51
Mail : subventions-en-ligne@remove-this.info-maregionsud.fr

3) Vous avez déposé une demande de subvention et un accusé de reception vous indique la Direction en charge de votre dossier.

Vous souhaitez avoir des précisions sur l’instruction de votre dossier, appelez le standard de la Région (04 91 50 57 50) qui vous mettra en communication avec les personnes instruisant votre demande.

L’avant vote : le dépôt

Vous trouverez ci-dessus tous les documents concernant les trois types de subventions pouvant être octroyés par la Région : des fiches explicatives ainsi que les modèles de dossiers de demande de subventions mis à votre disposition. Ces modèles sont au format pdf inscriptible. Vous pouvez donc les compléter et les enregistrer directement sur votre ordinateur sans les imprimer.

Votre dossier de demande de subvention doit obligatoirement être complété avec les tableaux A, B, C, D, E, F, G et H disponibles en bas de page dans l'onglet "documents complémentaires"

Qu’est-ce qu’une subvention d’investissement ?

Une subvention d’investissement est une subvention versée, en section d’investissement, à une structure pour la réalisation d’un projet, afin de lui permettre d’accroître son patrimoine.

Il peut s’agir de projets d’acquisition de biens meubles (c’est-à-dire un bien que l’on peut déplacer sans le modifier ou le détruire), de biens immeubles (terrain, bâtiment) ou la réalisation de travaux ou d’études préalables à des travaux ou à une acquisition.

Qui peut en bénéficier ?

Les organismes de droit privé et de droit public peuvent bénéficier d’une subvention d’investissement, sous réserve que cela soit prévu par le cadre d’intervention du secteur concerné par la demande ou dans le cadre d’une réponse à un appel à projet.

La Région peut accorder des subventions d’investissement sous réserve que :

  •  la demande ait été déposée dans les délais prévus par le règlement financier ou par le règlement de l’appel à projets concerné;
  •  le dossier de demande de subvention soit complet au regard de la liste des pièces prévues en annexe du règlement financier ou complété dans les deux mois après l’envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires ;
  •  le demandeur soit en règle au regard de ses obligations fiscales et parafiscales mais aussi de ses obligations administratives et financières envers l’institution régionale.

Quand déposer sa demande ?

Votre demande de subvention être déposée à la Région au moins trois mois avant la date prévisionnelle de début de réalisation du projet pour lequel vous demandez une subvention. Passé ce délai, la demande est déclarée irrecevable.

La Région ne pourra enregistrer votre dossier de demande de subvention s’il n’est pas entièrement renseigné et accompagné des pièces nécessaires à l’instruction. Dans le cas contraire, s’il n’est pas complété dans les deux mois après l’envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires, la demande de subvention est déclarée irrecevable. L’irrecevabilité est notifiée par écrit au demandeur.

Un accusé de réception avec le numéro d’enregistrement de la demande vous est adressé à la suite de la réception du dossier complet. Ce numéro est à rappeler dans toutes vos correspondances.

Comment est calculé le montant de la subvention ?

Lors de la présentation de ses dépenses, le bénéficiaire doit afficher un taux d’autofinancement égal à 20% (sauf associations humanitaires ou caritatives, associations ou gestionnaires d'un théâtre ou d'une compagnie de spectacle, lorsque la région est porteuse du projet prévu dans les cadres d'intervention)

Si les dépenses justifiées et retenues s’avèrent inférieures au montant subventionnable, le montant définitif de la subvention est déterminé au prorata des dépenses justifiées par le bénéficiaire et retenues par la Région, rapporté au montant subventionnable dans la limite de la subvention votée.

En cas de diffusion de documents d’information et de communication destinés au public concernant le projet subventionné par la Région, le bénéficiaire devra fournir la preuve de l’apposition du logo régional.

S’il est constaté que des dépenses relatives au projet financé ont été réalisées avant le dépôt de la demande de subvention, ces dernières ne sont pas retenues dans le calcul du montant définitif de la subvention.

Comment la subvention est-elle versée ? 

Dans le cas d’une subvention d’un montant inférieur ou égal à 5 000 €

  • versement d’un acompte facultatif au prorata des dépenses justifiées et retenues sur production d’un état récapitulant les dépenses et les recettes, dépenses justifiées par un état des factures acquittées ;
  • paiement du solde sur production :
    • pour les organismes privés, d’un compte rendu financier, accompagné d’un état des factures acquittées
    •  pour les organismes publics, d’un état définitif récapitulant les dépenses et les recettes, dépenses justifiées par un état des factures acquittées
      Dans tous les cas, le bénéficiaire devra fournir la preuve de l'apposition du logo régional"

Dans le cas d’une subvention d’un montant supérieur à 5 000 € 

1) En ce qui concerne les subventions pour un investissement immatériel, une acquisition de biens meubles ou la réalisation d’une étude préalable à des travaux ou à une acquisition :
  •  Versement d’acomptes facultatifs, au prorata des dépenses justifiées et retenues sur production d’un état récapitulant les dépenses et les recettes, justifiées par un état des factures acquittées ;
  • paiement du solde sur production :
     
    • pour les organismes privés d’un compte rendu financier, accompagné d’un état des factures acquittée
    • pour les organismes publics, d’un état définitif récapitulant les dépenses et les recettes, dépenses justifiées par un état des factures acquittées

      Dans tous les cas, le bénéficiaire devra fournir la preuve de l'apposition du logo régional"
2) En ce qui concerne les subventions d’investissement pour l’acquisition de terrains, de biens immeubles ou la réalisation de travaux : 
  • Versement d’acomptes facultatifs, au prorata des dépenses justifiées et retenues sur production d’un état récapitulant les dépenses et les recettes, justifiées par un état des factures acquittées ; 
  • paiement du solde sur production de l’acte de vente ou du titre de propriété dans le cas d’acquisition de terrains, de biens immeubles, du procès-verbal de réception des travaux ou du certificat d’achèvement des travaux dans le cas de réalisation de travaux. Concernant la réalisation de travaux, un état définitif récapitulant les dépenses et les recettes, dépenses justifiées par un état des factures acquittées sera également produit.

Dans tous les cas énumérés ci-dessus, le montant définitif de la subvention est calculé au prorata du montant des dépenses justifiées et retenues, rapportées au montant subventionnable et dans la limite de la subvention votée.

Aucune dépense réalisée relative au projet subventionné, avant le dépôt de la demande, n’est prise en compte.

Combien de temps la subvention est-elle valable ?

  • pour toutes les subventions concernant un investissement immatériel, une acquisition de biens meubles ou la réalisation d’une étude préalable à des travaux ou à une acquisition : le bénéficiaire dispose d’un délai de deux ans à compter du vote pour réaliser le projet et transmettre les pièces justificatives ;
  • pour toutes les subventions concernant l’acquisition de terrains, de biens immeubles ou la réalisation de travaux : le bénéficiaire dispose d’un délai de cinq ans à compter du vote pour réaliser le projet et transmettre les pièces justificatives. Vous disposez donc de ce délai pour adresser à la Région les pièces justifiant que vous avez utilisé la subvention attribuée conformément à ce qui a été voté.

Vous disposez donc de ce délai pour adresser à la Région les pièces justifiant que vous avez utilisé la subvention attribuée conformément à ce qui a été voté.

Passé les délais de validité précisés ci-dessus, aucun nouveau versement ne sera effectué et les sommes versées non justifiées par vos soins seront réclamées par la Région par l’intermédiaire d’un titre de recettes.

Le contrôle a posteriori 

Ce contrôle permet à la Région de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale conformément à ce qui a été voté.

A cet effet, la Région peut se faire communiquer sur simple demande tout acte, contrat, facture ou document attestant de la bonne exécution du projet et faire procéder par ses services à toute vérification sur pièce ou sur place.

Reportez-vous également à la fiche 7 intitulée « Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée ? » concernant les règles générales communes à l’ensemble des subventions votées.

Dans certains cas, des règles différentes de celles mentionnées ci-dessus peuvent être appliquées. Reportez-vous à l’arrêté ou à la convention transmis lors de l’attribution de votre subvention.

Modèles de demandes de subventions :

ASSOCIATION : Télécharger le dossier de demande de subvention d'un projet d'investissement. (pdf - 1.27 Mi)

ORGANISMES PUBLICS : Télécharger le dossier de demande de subvention d'un projet d'investissement. (docx - 251 Ki)

Qu’est-ce qu’une subvention pour action spécifique de fonctionnement ?

Une subvention pour action spécifique de fonctionnement est une subvention versée, en section de fonctionnement, à une structure pour lui permettre de réaliser un projet.

Qui peut en bénéficier ?

Les organismes de droit privé et de droit public peuvent bénéficier d’une subvention pour action spécifique de fonctionnement, sous réserve que cela soit prévu par le cadre d’intervention du secteur concerné par la demande ou dans le cadre d’une réponse à un appel à projet.

La Région peut accorder des subventions pour action spécifique de fonctionnement sous réserve que :

  • la demande ait été déposée dans les délais prévus par le règlement financier, par le cadre d’intervention ou par le règlement de l’appel à projets concerné ;
  • le dossier de demande de subvention soit complet au regard de la liste des pièces prévues en annexe  du règlement financier ou complété dans les deux mois après l’envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires ;
  • le demandeur soit en règle au regard de ses obligations fiscales et parafiscales mais aussi de ses obligations administratives et financières envers l’institution régionale.

Quand déposer sa demande ?

Votre demande de subvention doit être déposée à la Région au moins trois mois avant la date prévisionnelle de début de réalisation du projet pour lequel vous demandez une subvention. Passé ce délai, la demande est déclarée irrecevable.

La Région ne pourra enregistrer votre dossier de demande de subvention s’il n’est pas entièrement renseigné et accompagné des pièces nécessaires à l’instruction. Dans ce cas, s’il n’est pas complété dans les deux mois après l’envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires, la demande de subvention est déclarée irrecevable. L’irrecevabilité est notifiée par écrit au demandeur.

Un accusé de réception avec le numéro d’enregistrement de la demande vous est adressé à la suite de la réception du dossier complet. Ce numéro est à rappeler dans toutes vos correspondances.

Comment est calculé le montant de la subvention ?

Lors de la présentation de ses dépenses, le bénéficiaire doit afficher un taux d’autofinancement égal à 20% (sauf associations humanitaires ou caritatives, associations ou gestionnaires d'un théâtre ou d'une compagnie de spectacle, lorsque la région est porteuse du projet prévu dans les cadres d'intervention).

Si les dépenses justifiées et retenues s’avèrent inférieures au montant subventionnable, le montant définitif de la subvention est déterminé au prorata des dépenses justifiées par le bénéficiaire et retenues par la Région, rapporté au montant subventionnable dans la limite de la subvention votée.

Sont exclues a minima du calcul du montant définitif de la subvention les dépenses suivantes : les charges financières, les charges exceptionnelles, les dotations aux amortissements et provisions, les contributions volontaires en nature (comptes 86-87), notamment le bénévolat valorisé, et les éventuelles dépenses non éligibles prévues par le cadre d’intervention ou l’appel à projet.

S’il est constaté que des dépenses relatives au projet financé ont été réalisées avant le dépôt de la demande de subvention, ces dernières ne sont pas retenues dans le calcul du montant définitif de la subvention

En cas de diffusion de documents d’information et de communication destinés au public concernant le projet subventionné par la Région, le bénéficiaire devra fournir la preuve de l’apposition du logo régional.

Comment la subvention est-elle versée ?

Dans le cas d’une subvention d’un montant inférieur ou égal à 5 000 €

La subvention est versée en une seule fois dès notification de l’acte attributif de la subvention par la Région.   

Dans le cas d’une subvention d’un montant supérieur à 5 000 €

  • d’une avance de 50% du montant total de la subvention est versée dès notification de l’acte attributif de la subvention ;
  • le versement du solde se fait sur production
    • d’un compte rendu financier pour les organismes privés ; un état définitif des factures acquittées peut également être demandé ;
    • d’un état définitif récapitulant les dépenses et les recettes, dépenses justifiées par un état des factures acquittées, pour les organismes publics.
  • Le montant définitif de la subvention sera calculé au prorata du montant des dépenses justifiées et retenues, rapportées au montant subventionnable et dans la limite de la subvention votée. 

Combien de temps la subvention est-elle valable ?

Le bénéficiaire d’une subvention pour action spécifique de fonctionnement dispose d’un délai de deux ans à compter du vote de celle-ci pour réaliser l’action subventionnée et transmettre les pièces justificatives.

Vous disposez donc de ce délai pour adresser à la Région les pièces justifiant que vous avez utilisé la subvention attribuée conformément à ce qui a été voté.

Passé le délai de validité de deux ans, aucun nouveau versement ne sera effectué et les sommes versées non justifiées par vos soins seront réclamées par la Région par l’intermédiaire d’un titre de recettes.

Le contrôle a posteriori

Ce contrôle permet à la Région de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale conformément à ce qui a été voté.

A cet effet, la Région peut se faire communiquer sur simple demande tout acte, contrat, facture ou document attestant de la bonne exécution du projet et faire procéder par ses services à toute vérification sur pièce ou sur place.

Reportez-vous également à la fiche 7 intitulée « Que devez-vous faire une fois la subvention régionale attribuée ? » concernant les règles générales communes à l’ensemble des subventions votées.

Dans certains cas, des règles différentes de celles mentionnées ci-dessus peuvent être appliquées. Reportez-vous à l’arrêté ou à la convention transmis lors de l’attribution de votre subvention.

Modèles de demandes de subventions :

ASSOCIATION : Télécharger le dossier de demande de subvention pour action spécifique (docx - 265 Ki)

ORGANISMES PUBLICS : Télécharger le dossier de demande de subvention pour action spécifique (docx - 192 Ki)

Qu’est-ce qu’une subvention d’exploitation ?

Une subvention d’exploitation est une subvention versée, en section de fonctionnement, à une structure dont le programme annuel d’activité présente un intérêt régional.

Qui peut en bénéficier ?

Les organismes de droit privé à but non lucratif et les organismes publics hors collectivités territoriales peuvent bénéficier d’une subvention d’exploitation.

La Région peut accorder des subventions d’exploitation sous réserve que :

  • la demande ait été déposée dans les délais prévus par le règlement financier ;
  • le dossier de demande de subvention soit complet, au regard de la liste des pièces prévues en annexe du règlement financier, ou complété dans les deux mois après l’envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires ;
  • le demandeur soit en règle au regard de ses obligations fiscales et parafiscales mais aussi de ses obligations administratives et financières envers l’institution régionale.

Quand déposer sa demande ?

Votre demande de subvention doit être déposée à la Région au moins trois mois avant la date prévisionnelle de début de réalisation du projet pour lequel vous demandez une subvention. Passé ce délai, la demande est déclarée irrecevable.

Comment est calculé le montant de la subvention ?

Lors de la présentation de ses dépenses, le bénéficiaire doit afficher un taux d’autofinancement égal à 20% (sauf associations humanitaires ou caritatives, associations ou gestionnaires d'un théâtre ou d'une compagnie de spectacle, lorsque la région est porteuse du projet prévu dans les cadres d'intervention).

Le montant définitif de la subvention sera calculé au prorata du montant des dépenses justifiées et retenues, rapportées au montant subventionnable et dans la limite de la subvention votée.

Comment la subvention est-elle versée ? 

Dans le cas d’une subvention d’un montant inférieur ou égal à 5 000 €

La subvention est versée en une seule fois dès notification de l’acte attributif de la subvention par la Région.

Dans le cas d’une subvention d’un montant supérieur à 5 000 € 

Une avance égale à 70 % du montant total de la subvention est versée dès notification de l’acte attributif.  Le versement du solde se fait sur production d’un rapport rendant compte de l’ activité réalisée au cours de l’exercice et d’un compte de résultat définitif approuvé.

Le versement du solde se fait sur production d’un rapport rendant compte de l’activité réalisée au cours de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée daté, signé et comportant l’apposition du logo régional et d’un compte de résultat définitif approuvé, précisant le montant des différentes subventions d’exploitation attribuées par l’ensemble des financeurs.
Si les dépenses justifiées et retenues s’avèrent inférieures au montant subventionnable, le montant définitif de la subvention est déterminé au prorata des dépenses justifiées par le bénéficiaire et retenues par la Région, rapporté au montant subventionnable dans la limite de la subvention votée.
Cependant, dans le cas d’une subvention d’exploitation attribuée depuis plusieurs années par la Région où, pour la première fois, le montant des dépenses justifiées et retenues est inférieur au montant demandé dans le dossier de demande initiale, le montant définitif de la subvention sera égal au montant voté.

Sont exclues a minima du calcul du montant définitif de la subvention les dépenses suivantes : les charges financières, les charges exceptionnelles, les dotations aux amortissements et provisions, les contributions volontaires en nature (comptes 86-87), notamment le bénévolat valorisé, et les éventuelles dépenses non éligibles prévues par le cadre d’intervention ou l’appel à projet.

Combien de temps la subvention est-elle valable ?

Une subvention d’exploitation est valable deux ans à compter de son vote. Vous disposez donc de ce délai pour adresser à la Région les pièces justifiant que vous avez utilisé la subvention attribuée conformément à ce qui a été voté.

Passé le délai de validité de deux ans, aucun nouveau versement ne sera effectué et les sommes versées non justifiées par vos soins seront réclamées par la Région par l’intermédiaire d’un titre de recettes.

Le contrôle a posteriori 

Ce contrôle permet à la Région de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale conformément à ce qui a été voté.

A cet effet, la Région peut se faire communiquer sur simple demande tout acte, contrat, facture ou document attestant de la bonne exécution du projet et faire procéder par ses services à toute vérification sur pièce ou sur place.

Reportez-vous également à la fiche 7 intitulée « Que devez-vous faire une fois la subvention régionale  attribuée ? » concernant les règles générales communes à l’ensemble des subventions votées.

Dans certains cas, des règles différentes de celles mentionnées ci-dessus peuvent être appliquées. Reportez-vous à l’arrêté ou à la convention transmis lors de l’attribution de votre subvention.

Modèles de demandes de subventions

ASSOCIATIONS - Télécharger le dossier de demande de subvention d’exploitation (pdf - 1.19 Mi)

L'après vote

Ci-après, figurent tous les documents qui vous sont nécessaires après le vote d’une subvention régionale. Vous trouverez notamment tous les modèles de pièces justificatives à transmettre à la Région à l’appui de vos demandes de paiement d’acomptes et de solde de subvention.

Les dispositions détaillées ci-après sont communes à toutes les subventions régionales après leur vote. 

Vous pouvez retrouver les règles spécifiques à chaque type de subvention sur les fiches correspondantes :

  • fiche 4 pour la subvention d’investissement ;
  • fiche 5 pour la subvention pour action spécifique de fonctionnement ;
  • fiche 6 pour la subvention d’exploitation.

La subvention est notifiée par écrit 

Après le vote d’une subvention par les élus régionaux, vous êtes informés de la décision d’attribution par la notification de l’arrêté ou de la convention signée par toutes les parties. 

Les subventions d’un montant supérieur à 23 000 € attribuées aux organismes de droit privé font l’objet d’une convention entre le bénéficiaire et la Région, conformément à l’article 10 de la loi du 12 avril 2000.projets

La subvention est versée 

En fonction du type de subvention (de fonctionnement ou d’investissement) et du montant voté, la subvention peut être versée : 

  • soit automatiquement après notification de l’acte attributif d la subvention ;
  • soit de manière échelonnée sur présentation de justificatifs.

Attention : Seuls les acomptes supérieurs ou égaux à 1 000 € peuvent être versés.

Si le montant de la subvention attribuée est supérieur à 23 000 €, l’avance ne sera versée qu’après notification d’une convention, c’est-à-dire une fois celle-ci signée par le bénéficiaire puis par le Président de la Région. 

Vous adressez les pièces justificatives 

Vous devez présenter dans le délai de validité de votre subvention, les pièces justifiant la réalisation de votre projet. Ces pièces doivent respecter certaines règles de présentation :

  • Toutes les pièces justificatives de paiement doivent être datées et signées par le responsable légal de la structure ou par la personne dûment habilitée à engager l’organisme. Elles doivent également mentionner le nom, le prénom et la qualité du signataire.
  • Les comptes sont certifiés par un commissaire aux comptes pour les organismes de droit privé qui en sont règlementairement dotés, notamment pour les associations bénéficiant de plus de 153 000 € de subventions publiques sur un même exercice comptable.
  • Pour les associations, les documents comptables doivent être élaborés selon le Plan comptable général et être soumis à l’approbation de l’assemblée générale.
  • Le format du compte-rendu financier est réglementaire (cf. formulaire CERFA N°15059*01).
  • Un tableau récapitulant les dépenses et les recettes affectées à la réalisation du projet subventionné. Ce tableau fait apparaître les écarts éventuels, exprimés en pourcentage, constatés entre les budgets prévisionnels et réalisés du projet.
  • Pour les organismes de droit public, seuls le compte-rendu financier (hors annexes) et les états des dépenses doivent être signés par le comptable public.
  • L’état des factures acquittées reprend les informations concernant les différentes factures et leurs modes de paiement (nom de l’émetteur, objet, numéro, montant HT/TTC, date, montant et mode de paiement de la facture).

Des modèles de compte-rendu financier et d’état des factures acquittées sont à votre disposition sur le site internet de la Région, rubrique Pratique/Subventions.

Le contrôle a posteriori 

Ce contrôle permet à la Région de s’assurer de la bonne utilisation des fonds publics. Au vu des justificatifs transmis par vos soins, la Région va vérifier que vous avez utilisé la subvention régionale conformément à ce qui a été voté. 

À cet effet, les services régionaux peuvent effectuer tout contrôle sur pièce et sur place conformément à l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales.

Le délai de validité de votre subvention peut être prorogé 

Si votre projet prend du retard, vous pouvez demander une prorogation de la validité de la subvention par courrier avec accusé de réception, à condition de l’envoyer au moins quatre mois avant l’expiration du délai initial de validité. 

Pour être effective, la prolongation doit avoir été votée par l’assemblée régionale, avant l’expiration du délai de validité initial de la subvention concernée. 

Attention, l’assemblée régionale se réunit en moyenne tous les deux mois. Veillez à envoyer votre demande de prorogation le plus tôt possible afin que celle-ci puisse être votée pendant la durée de validité initiale de la subvention concernée.

Acomptes : Versements partiels d’une subvention intervenant au fur et à mesure de la réalisation du projet subventionné.
Seuls des acomptes supérieurs ou égaux à 1 000 € peuvent être versés.

Acte attributif de subvention : Acte par lequel l’administration informe le bénéficiaire de l’attribution d’une subvention (montant, conditions de versement). Cet acte prend la forme soit d’un arrêté (acte unilatéral pris par la seule administration), soit d’une convention (acte bilatéral signé à la fois par l’administration et par le bénéficiaire).

Appel à projet : Votre demande de financement peut s’inscrire dans le cadre d’un appel à projet lancé par la Région.Cette dernière fixe alors un certain nombre d’objectifs et définit un cadre général, une thématique. La Région identifie donc une problématique, mais ne définit pas la solution attendue.

Autofinancement : il s’agit des capacités d’investissement de la structure en fonction du résultat de son exercice, mais cela peut être étendu aux dons, sponsoring, buvette etc…

Avance : Versement d’une subvention intervenant dès notification de la subvention, sans intervention du bénéficiaire. Le montant de l’avance doit être justifié par le bénéficiaire par l’envoi des pièces nécessaires avant la fin de la validité de la subvention concernée.

Bénéficiaire : Structure à laquelle l’Assemblée délibérante a voté une ou plusieurs subventions.

Cadre d’intervention régional : Les cadres d’intervention, votés par l’Assemblée délibérante, définissent, dans chacun des secteurs, le périmètre et les critères de l’intervention régionale. Ils complètent le Règlement Financier régional.

Demandeur : Structure qui a déposé auprès de l’administration un ou plusieurs dossiers de demande de subvention.

Montant subventionnable : ce sont les dépenses inscrites par le demandeur dans le budget prévisionnel à l’appui de sa demande de subvention et retenues par l’administration pour définir le montant de la subvention. Le bénéficiaire d’une subvention devra justifier un montant de dépenses réalisées au moins égal au montant subventionnable voté pour bénéficier de la totalité de la subvention votée.

Notification : Transmission par l’administration de l’acte attributif de la subvention au bénéficiaire. La date de notification ouvre les droits du bénéficiaire à percevoir sa subvention sous réserve qu’il respecte les conditions d’octroi inscrites dans l’acte attributif.

Prorogation d’un délai de validité : Acte par lequel l’Assemblée délibérante allonge la durée de validité d’une subvention. La prorogation doit être demandée par écrit par le bénéficiaire au moins six mois avant la date de caducité initiale de la subvention concernée. Elle doit également être votée par l’Assemblée avant cette date.

Règlement financier régional : Document approuvé par le Conseil régional et fixant les règles budgétaires et comptables, ainsi que celles concernant l’attribution de subventions. Ce document est complété par les cadres d’intervention.

Solde : Dernier versement d’une subvention intervenant au terme de la réalisation du projet subventionné, après envoi par le bénéficiaire des pièces justifiant de l’utilisation de la subvention conformément à la demande. 

Subvention : La subvention est une aide versée en dehors de toute obligation légale. La Région dispose donc d’un véritable pouvoir discrétionnaire pour l’attribution d’une subvention. Cependant, l’attribution d’une subvention ne confère aucun droit quant à son renouvellement.
La subvention n’est ni une dépense directe, ni une participation, ni une contribution.

Subvention d’exploitation : Une subvention d’exploitation est une subvention versée, en section de fonctionnement, à une structure dont le programme annuel d’activité présente un intérêt régional.

Subvention pour action spécifique de fonctionnement : Une subvention pour action spécifique de fonctionnement est une subvention versée, en section de fonctionnement, à une structure pour lui permettre de réaliser un projet.

Subvention d’investissement : Une subvention d’investissement est une subvention versée, en section d’investissement, à une structure pour la réalisation d’un projet, afin de lui permettre d’accroître son patrimoine.
Il peut s’agir de projets d’acquisition de biens meubles (c’est-à-dire un bien que l’on peut déplacer sans le modifier ou le détruire), de biens immeubles (terrain, bâtiment) ou la réalisation de travaux ou d’études préalables à des travaux ou à une acquisition.

Taux de subventionnement : Le règlement financier régional limite le montant des aides publiques à 80 % du budget total réalisé de l’action subventionnée.

Titre de recettes : Document par lequel une administration réclame des sommes dues. Ce titre de recettes se formalise pour le débiteur par un avis des sommes à payer. 

Si le représentant légal ne peut pas signer les divers documents Région, il peut désigner un délégataire pour le faire à sa place.
Vous trouverez ci-dessous un modèle de délégation de signature que vous pouvez joindre aux documents Région.

Attention : Les documents signés en application de la délégation de signature doivent obligatoirement comporter la mention "Pour ………, représentant légal, et par délégation; cette mention doit être indiquée dans le champ « Nom complet »

Modèle de délégation de signature

Modèle à télécharger de délégation de signature (docx - 23 Ki)

Le représentant légal de l’organisme doit fournir une habilitation à engager l’organisme lors de la signature

  • de Conventions et avenants de subventions,
  • de documents relatifs aux paiements et contrôle des subventions,
  • de demandes de prorogation.

Vous trouverez ci-dessous un modèle d’habilitation à joindre aux documents Région

Modèle à télécharger de signature d’habilitation (docx - 22 Ki)

Après vote, lors de la demande de solde :

Le règlement financier en vigueur depuis le 1er Janvier 2021 prévoit que « la preuve de l’apposition du logo régional » doit être fournie par le bénéficiaire pour le versement du solde d’une subvention de fonctionnement ou d’investissement.

L’utilisation du logo régional dans votre communication a pour objectif de mettre en évidence le soutien reçu de la Région.

Ci-dessous, quelques indications, afin de vous procurer le logo Région et de fournir cette preuve en demandant le solde de la subvention qui vous a été attribuée :

 

Comment se procurer le logo

Le site de la Région

Le logo est téléchargeable depuis le site Web Ma Région Sud (maregionsud.fr) : dans la page d’accueil, il suffit de rechercher le « logo région » ou de cliquer directement sur le lien suivant : Télécharger les logos de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur - Ma Région Sud (maregionsud.fr).

Vous pouvez ainsi facilement intégrer le logo (la version verticale) à un document que vous devez fournir.

 

Comment faire la preuve de l’apposition du logo

Vous trouverez ci-dessous une liste, non exhaustive, de supports permettant l’apposition du logo régional :

  1. le rapport rendant compte de l’activité, pour les subventions d’exploitation,
  2. des documents d’information et de communication destinés au public concernant le projet subventionné par la Région, pour les subventions pour action spécifique de fonctionnement,
  3. une photo d’une affiche mise en un lieu visible indiquant les biens financés par la Région (exemple pour du mobilier, des petits équipements, ...),
  4. une photo du bien financé avec autocollant de la Région (exemple pour un véhicule, un panneau de
    travaux, …),
  5. une copie d’écran du site Web de l’organisme où figure le logo régional.

 

Attention
Tout utilisateur est juridiquement responsable de l’utilisation qu’il fait du logo régional ou de certains éléments de celui-ci. Il est tenu responsable de toute utilisation abusive qui pourrait en être faite et de tout préjudice possible qui pourrait résulter de cette utilisation.

Le règlement financier applicable depuis le 1er Janvier 2021

Dans la continuité de l’adoption du plan Climat en décembre 2017 (mesure 59 de l’axe 3 : «Renforcer les exigences environnementales vis-à-vis des organisateurs de manifestations, congrès et salons professionnels aidés par la Région », le Règlement financier prévoit en son article 25-4, le respect du principe d’Eco-responsabilité.

Le porteur de projet a le choix, dès la demande de subvention pour action spécifique, entre deux niveaux d’engagement éco-responsable définis dans la Charte d’éco-responsabilité (annexe 6 du Règlement financier).

 

Les deux niveaux d’engagement

  • le 1er niveau est une simple déclaration d’intention signée par le porteur de projet et actant sa volonté de participer aux objectifs définis par le Plan climat régional;
  • le 2ème niveau s’apparente à un engagement contractuel. Il stipule une prise en compte plus avancée du développement durable par le porteur de projet à chaque phase de l’organisation de l’évènement.

Ainsi, pour ce 2ème niveau d’engagement, il est demandé au bénéficiaire de réaliser un autodiagnostic qualitatif après la tenue de l’évènement afin d’obtenir une appréciation relative à l’impact de ce dernier. Un modèle est téléchargeable (tableau H) sur le site internet de la Région : https://www.maregionsud.fr.

Déposez vos demandes de subventions

Pour déposer votre demande de subvention, rendez-vous sur subventionsenligne.maregionsud.fr

 

Téléchargez notre guide pratique :

Vous avez des questions concernant les subventions régionales, la réception ou l’enregistrement de votre dossier ?

Courrier :
Hôtel de Région Direction des Finances et du contrôle de gestion
Service des Subventions
27, place Jules-Guesde 13481 Marseille Cedex 20

Téléphone :
04 91 57 54 80 - 04 91 57 59 88 - 04 91 57 54 45.